多機能な業務システムは、利便性を追求するあまり操作が複雑化しがちです。「入力項目が多すぎる」「どこをクリックすればいいか直感的にわからない」「画面遷移が多く作業効率が悪い」といった現場の不満は、業務効率を著しく低下させます。
これらは業務要件の詰め込みすぎや、拡張性を優先した設計が原因かもしれません。本記事では、業務システムをより使いやすく、価値あるツールへ改善するための具体的なポイントを解説します。
業務システムの本質は「業務時間の短縮」と「効率化」です。しかし、操作に膨大なマニュアルが必要だったり、ヒューマンエラーを誘発する設計であれば、導入のメリットを享受できません。UI/UXを最適化することで、操作の迷いによるタイムロスや入力ミスを劇的に低減でき、組織全体の生産性向上につながります。
直感的で迷わないデザインを実現することで、複雑なマニュアルが不要になります。これにより、新入社員や異動者がシステム習得にかける時間を短縮し、早期の即戦力化をサポートします。
使いにくいシステムは、日々の業務ストレスを増幅させ、従業員のモチベーション低下を招きます。操作性の悪さが原因でミスが起きれば、自己効力感も損なわれます。UI/UXの改善によって「仕事がスムーズに進む」環境を整えることは、ストレスの解消と業務への集中力を高め、結果として従業員満足度の向上につながります。
情報の優先順位に基づいたレイアウト設計が重要です。例えば、カード型レイアウトで画面外に情報が隠れてしまう（横スクロールが必要な）場合、ユーザーが情報に気づかないリスクがあります。要素の一部をあえて見せる「アフォード（誘導）」などの工夫が有効です。また、多すぎる機能が並ぶメニュー画面は、ユーザーの認知負荷を高めます。ダッシュボードを採用し、個々のユーザーが「今、必要な情報」だけをパーソナライズして表示する設計を検討しましょう。
関連する機能をグルーピングし、情報の階層を整理することで、目的の機能への到達スピードを速められます。視覚的なコントラストや余白を活用し、情報の親子関係を明確にすることも、直感的な操作を支える重要な要素です。
入力項目が膨大なフォームは、心理的ハードルを高めます。ステップごとに画面を分割し、1画面あたりの項目数を絞り込むことで、ユーザーのストレスを軽減できます。上部にステッパー（進捗表示）を設置し、「あとどのくらいで完了するか」を可視化することも有効です。
また、「本当にその項目は必須か」を再検討し、項目数を最小限に絞り込むことも重要です。リアルタイムの入力バリデーション（エラーチェック）や、郵便番号からの住所自動入力、オートコンプリート（予測補完）を実装し、ユーザーの「手入力」を減らす工夫を行いましょう。
過度な色使いは情報の優先順位を不透明にします。むやみに色を増やすのではなく、一貫した配色ルールを策定しましょう。視覚的なノイズを減らすことで疲労軽減にもつながります。また、「エラーや警告＝赤」「成功や完了＝緑」「進行中やリンク＝青」といった一般的・文化的な色彩イメージを統一することで、説明なしに状況を伝えることができます。
特に業務システムでは、多様なユーザーが利用することを想定し、色覚多様性（色弱の方など）への配慮が不可欠です。「赤と緑」など判別しにくい組み合わせを避ける、色だけに頼らずアイコンやテキストを併用するといった、アクセシビリティへの対応も重要です。
まずは開発側の想定ではなく、現場の「真の課題」を特定します。実際の操作の様子を観察（オブザベーション）したり、ヒアリングを行ったりすることで、数値化できない不満を抽出します。利用者のITリテラシー、使用環境（PC、タブレット、屋外など）、業務頻度などに基づき、複数のペルソナを設定し、それぞれの利用シーンに最適化した改善案を策定します。
設計案が固まったら、実際に操作可能なプロトタイプを作成します。本格的な開発（実装）に入る前にユーザーテストを実施することで、「使いにくい」「直感的でない」といった不備を早期に発見できます。この段階での修正は、実装後の改修に比べてコストも時間も大幅に抑えることが可能です。
一貫性のあるユーザー体験を提供するため、ボタンの形状、フォントサイズ、余白、命名規則などを「デザインガイドライン」として定義します。全画面で共通のルールを適用することで、ユーザーは一度操作を覚えれば、他の画面でも迷わずに操作できるようになります。これは将来的な機能追加や改修時のメンテナンス性向上にも寄与します。
業務システムの内製化は、どうしても「機能要件の充足」が優先され、ユーザーの使い勝手（UX）が後回しになりがちです。社内独自の慣習に縛られ、客観的な「使いにくさ」に気づけないことも少なくありません。
UI/UXデザインの専門会社は、多種多様な業界での改善実績に基づいたノウハウを持っています。人間工学や認知心理学の知見から現状の課題を科学的に分析し、ビジネスゴールとユーザーの利便性を両立させる解を提案します。
専門家によるスピーディーなプロトタイピングと検証サイクルを回すことで、手戻りの少ないシステム改善が可能です。自社の貴重な開発リソースをコア業務に集中させつつ、高品質なプロダクトを実現できるため、長期的な運用コストを含めれば、非常に投資対効果の高い選択といえます。
使いにくい業務システムは、知らぬ間に組織の生産性を阻害し、コストを増大させます。UI/UXを抜本的に改善することで、操作ミスの削減や業務効率の向上、そして従業員のストレス軽減を実現しましょう。誰もが迷わず使えるシステムは、教育コストの削減にも大きく貢献します。
デザインの微調整などは自社でも可能ですが、本質的な課題解決には専門的な知見が不可欠です。UXの専門コンサルタントやデザインパートナーと連携し、現場に愛されるシステムへと進化させることを検討してみてください。
以下の記事では、業務システムのUI/UX改善に強みを持つ専門企業をご紹介しています。ぜひ、パートナー選びの参考にしてください。
UIUXデザイン会社といっても、それぞれ得意とすることに違いがあります。
まずはUIUXデザイン会社に依頼して何をしてもらいたいのかを考えた上で、企業を選定すると良いでしょう。
ここではUI/UXデザイン会社に依頼する目的別に、それぞれおすすめの会社を紹介します。
