使いにくい社内システムは、業務プロセスの停滞や工数の浪費を招く重大な経営課題です。システムのストレスを放置することは、従業員の生産性低下だけでなく、エンゲージメントの減退や離職リスクにまで直結するため、速やかな改善が求められます。
本記事では、社内システムが使いにくくなる根本的な原因を特定し、具体的な対処法を解説していきます。
旧来の設計思想に基づくシステム（レガシーシステム）を使い続けていると、最新のOSや外部ツールとの連携が困難になり、利便性を著しく損ないます。業務のデジタル化が進む中で、手動でのデータ転記や二重入力が必要な状態は、ヒューマンエラーの温床となり業務効率を著しく低下させます。
また、ベンダーによる保守・サポートが終了したシステムは、不具合への対応が不可能なだけでなく、重大なセキュリティリスクを孕むことになります。
継ぎ足しで機能を追加した結果、メニュー構造が複雑になり、直感的な操作が困難になるケースが散見されます。既存システムとのデータ連携が不十分なために何度も同じ情報を入力させる設計は、従業員に過度な負担を強います。また、複雑化したシステムは脆弱性の発見を遅らせるリスクも内包しています。
操作の難易度が上がると習得に多大な教育コストがかかるほか、業務が属人化し、特定の担当者不在時に業務が停滞するリスクも高まります。
導入時に「機能の網羅性」を優先し、現場の「使い勝手」を後回しにすると、実務に即さないシステムになってしまいます。導入後のサポート体制が不十分で、不明点の解消に時間を要する状況では、システムは形骸化し、組織に定着しません。
操作のたびに発生する微小なロス時間は、全従業員分を合算すると膨大な機会損失となります。さらに、使いにくいインターフェースは誤入力を誘発し、見落としや誤操作によるトラブルは、企業の社会的信用に傷をつけるおそれがあります。
複雑な手順による残業代の増加、ミス修正のための工数、システム部門への問い合わせ対応などは、すべて不透明なコストとして企業の利益を圧迫します。使い勝手の悪いシステムに多額の保守費用を投じることは、投資対効果（ROI）の観点からも大きな損失です。
非効率なシステムによるストレスは、仕事への意欲を削ぎ、会社への不信感や離職率の上昇を招くきっかけになりかねません。ストレスフリーなIT環境を構築することは、現代の採用市場において「働きやすい企業」であるための重要な要素です。
システムやサイト制作会社であるベイジが実施した「業務システムの利用実態に関する調査」※によると、業務システムに満足しているユーザーは51.9％に留まっています。この結果は、約半数の従業員が日々の業務において何らかの不便や不満を感じている、と示唆しています。
【調査結果にみる業務システムへの主な不満点】
調査結果からもわかるとおり、使いにくいシステムは単なる「不便」に留まらず、業務効率の低下、従業員のストレス蓄積、そしてデータ活用の機会損失といった弊害をもたらします。
従業員が高いパフォーマンスを発揮できる環境を作るためには、直感的なインターフェースの構築はもちろんのこと、業務フローに最適化されたカスタマイズ機能や、ストレスのないシステム間連携、そして迅速なサポート体制を整えることが、システム構築において極めて重要です。
参照元：PR TIMES | 株式会社ベイジ「1,000人の利用実態調査からみえた、業務システムが使いにくい原因と解決策」https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000002.000151767.html
まずは現場の課題を洗い出し、重複する機能を整理します。システムに業務を合わせる「標準化」を検討すると同時に、時代遅れの機能を廃棄し、部門を横断したシステム統合を図ることで、情報の分断を解消します。
「見た目」を整えるだけでなく、ユーザーの目的達成を最短にする「UXデザイン」から見直します。直感的なアイコンの配置、視認性の高い配色、入力負荷を軽減するサジェスト機能などを実装することで、誰もが迷わずに使えるシステムへと進化させます。
システムはリリースして終わりではなく、現場の声をもとに継続的に改善するサイクルが不可欠です。定期的なユーザーヒアリングを実施し、改善内容を透明化することで、システムに対する従業員の納得感と定着率を高めます。
分かりやすいデジタルマニュアルや社内FAQ、チャットボットを整備することで、教育工数を削減します。自己解決できる環境は、ユーザーのストレスを軽減するだけでなく、システム部門のサポート負担を大幅に削減します。
使いにくい社内システムは、もはや単なる不便さの問題ではなく、企業の成長を阻害する「負債」です。従業員が真に使いやすいと感じるシステムは、スムーズな動作、直感的な操作性、そして柔軟な拡張性を兼ね備えています。
自社内での改善が困難な場合は、UI/UXの専門コンサルタントやデザインパートナーと協力し、プロの知見を取り入れることも有効な手段です。当サイトでは、おすすめのUIUXデザイン・コンサル会社を紹介しています。あわせてご覧ください。
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まずはUIUXデザイン会社に依頼して何をしてもらいたいのかを考えた上で、企業を選定すると良いでしょう。
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