こちらの記事では、「使いやすいグループウェア」について解説しています。グループウェアとはどのようなツールなのか、代表的な機能、使いやすさのポイントなどをまとめていますので、導入の検討時などに参考にしてください。
組織内の情報共有やコミュニケーションを支援するソフトウェアを「グループウェア」と呼びます。例えば、メールやチャット、スケジュール管理、ワークフローなど多彩な機能をひとつのシステムに統合しています。
従来は、自社サーバーで運用するオンプレミス型のグループウェアが主流でしたが、近年ではインターネット経由で利用が可能なクラウド型が一般的となっており、場所を問わない働き方をサポートしています。
グループウェアを導入してチャットや掲示板機能を活用することにより、スピーディーなやり取りが可能になります。部署内だけでなく、部署をまたいだ情報共有も容易になるため、情報のブラックボックス化を防ぎ、社内の一体感の醸成をバックアップできます。
各種ファイルをはじめとする、業務に必要なあらゆるデータの一元管理が可能となります。複数のツールを行き来する手間が省ける点に加えて、「情報の最新版はどれなのか」「誰が最新のファイルを持っているのか」といった混乱を防ぎやすくなります。必要な時に必要な情報へアクセスできるため、無駄な確認作業を減らして本来注力すべきコア業務に集中でき、業務効率化につながります。
クラウド型のグループウェアを導入した場合、インターネットにつながる環境であれば社内と同様の環境で業務を進められるようになります。リモートワークや外出先からでもスムーズにアクセスできるため、移動コストの削減につながるとともに、ワークライフバランスの向上にも寄与します。
社内のコミュニケーションをスムーズに行うための機能です。リアルタイムなやり取りを行いたい場合や、社内で自由な発言ができる場を作りたいと考える場合に活用できます。
例えば、リアルタイムでメッセージを共有できるチャット機能や、グループウェアを介してメールの送受信ができるWebメール、オンライン会議に活用できるWeb会議、カジュアルなコミュニケーションに活用できる社内SNS機能などがあります。
個人の予定を管理することに加えて、チームメンバーのスケジュールの空き状況なども確認できる機能です。メンバーの予定を把握することで業務の割り振りがスムーズになり、計画通りに業務を進めやすくなります。また、会議室や社用車などの予約もグループウェアで完結させることによって、予約の重複を防ぐことができます。
社内で使用するマニュアルや企画書などをクラウド上に保管できる機能です。保管時には権限設定を行うことで、関係者のみが閲覧できるように制限をかけることも可能です。また、検索機能を活用すれば、過去の資料も迅速に探し出すことができます。
複数のメンバーで同時編集ができる機能を備えたものもあります。これを活用することで、ファイルが乱立するバージョン管理の手間を省きつつ、スムーズに共同作業を進められます。
経費精算をはじめとする申請業務・承認業務のデジタル化を行う機能です。紙の書類を提出し、承認を得るために回覧する手間を省けます。また、外出先からの承認作業もスムーズに行えるため、ペーパーレス化と業務効率化を後押しします。
個人のToDoからプロジェクト全体の進捗までサポートする機能です。やるべきタスクをリストにして優先順位をつけたり、進捗状況の管理を行ったりすることができます。また、期限の設定を行いアラート機能を利用すれば、期日の遅れを未然に防ぎやすくなります。
メールやチャット、タスク管理がシームレスに連携することによって、ツールの切り替えを行わずにひとつの画面から必要な情報へすぐにアクセスできます。情報を探すための時間のロスを大幅に減らすことによって、集中力を途切れさせずに、効率よく業務を進められます。
リモートワークや外出先からのアクセスが前提となっている昨今、PCやタブレット、スマートフォンなど、どのデバイスを使用しても変わらない操作感（UX）が求められます。外にいる時でも、オフィスにいる時と変わらずに業務を継続することができます。
誰もが一目で使い方がわかる、直感的なデザインが必要となります。社員ごとのITスキルの差に関わらず使いこなせなければ、グループウェア導入の効果は十分に発揮されません。シンプルで整理されたボタン配置など、日常的に使っているツールに近い操作感を取り入れることで、社内への浸透をスムーズに加速させられます。
グループウェアとは、社内における情報共有・コミュニケーションを活性化する目的で利用されるツールです。社内でうまく活用できればコミュニケーションの推進や業務効率化などのメリットが得られますが、導入に失敗してしまうケースもあります。その大きな原因の一つとして挙げられるのが、多機能ゆえの「使い勝手の悪さ」による定着不足です。いくら優れた機能を搭載していても、現場の社員が使いにくいと感じる場合にはなかなか定着せず、情報が分断されてしまい導入効果は半減してしまいます。
大切なのは、徹底的なユーザー視点に基づいたインターフェースの設計です。UI/UXデザイン会社は、現場でツールを使用するユーザーがストレスを感じず、自然に使い続けたくなるシステム環境の構築をサポートしてくれます。
以下のページでは、各分野に対する専門性が高いUI/UXデザイン・コンサル会社を紹介していますので、あわせてご覧ください。
UIUXデザイン会社といっても、それぞれ得意とすることに違いがあります。
まずはUIUXデザイン会社に依頼して何をしてもらいたいのかを考えた上で、企業を選定すると良いでしょう。
ここではUI/UXデザイン会社に依頼する目的別に、それぞれおすすめの会社を紹介します。
